2005/04/06

「情報」のリストラクチャリング3

今回は、会社の情報である管理資料、個人のノウハウを情報共有する為にはどのような会議を進めていけばいいのか考えていくことにしましょう。

会議において、アクションプランの策定と管理という点からも、個人のノウハウの情報は非常に重要です。結局ある特定の従業員のノウハウにより業務が支えられているという例からも分かるように、結果を出すアクションプランを策定するには、そのノウハウが一番効果的であることは明らかです。
つまり、それをできるようにするルールが必要であるということです。私どもが会議のルールとして定めているのは以下のとおりです。

(1)アクションプランの策定と管理は絶対
(2)議事録の徹底
(3)全員平等

(1)アクションプランの策定と管理は絶対については、先に述べたとおり、すべての情報にはアクションプランの策定が絶対です。つまり、次の行動が伴わない情報は存在しないわけです。ということは、必然的に会社として、最大限効果出るアクションプランになる分けです。だれしも忙しい中に、無駄な仕事は増やしたくないものです。

(2)議事録の徹底とは、そのとおり会議があれば、議事録は必ず存在するということです。議事録といっても、「だれがどのようなことを発言しているのか」という意味合いのものとは少し違います。
お願いしているのは、アクションプランの一覧表といったものです。つまり、「何について、だれが、いつまでに、何をするのか」といったものを表にしたものです。また、一つポイントがあり、「何について」つまり一つの項目について、明確な答えが出るまでは過去のアクションプランとその結果の履歴は残しておくということです。例えば、ある見込み物件について、受注できたかできなかったかが確定するまで、何ヶ月もアクションプランとその結果が残ります。ですから、同じようなアクションプランは策定できないわけです。これは、結果が出るまで、常に新しい営業のアクションプランの策定が必要になる為、一人のノウハウでは到底無理になり、結果として他の人のノウハウを共有することになります。
また、明文化、「目に観える化」することもルールとしては徹底してもらいます。言うまでもなく、アクションプランを徹底的に実行する為です。毎日責任者が、全員の前で各担当者のアクションプランの確認をします。

次回は、(3)について説明していくことにします。

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