2005/04/20

「情報」のリストラクチャリング5

今回は、前回までお話してきた会議のルールを守った「本物の会議」の実行について考えていくことにします。

よく「そのような会議を自社だけで運用できるようになれるのか」というご意見を頂戴します。私の意見は当たり前ですが、「訓練しだいでできるようになります」です。

私どもが関与させて頂いているお客様の例では、半年もすれば実行できるようになります。あくまで、私どもがサポートしての話ですが。私どものサポートなしで会議ができるようになるには、早くてもう半年、長ければさらに必要になります。

当たり前ですが、「本物の会議」自体のイメージができないことには、「本物の会議」をしなさいとお願いしたところでできるはずもありません。まず、経験して体験してもらうところからスタートするのです。ですから、まず私どもが会議の運営を行います。単純に言いますと、司会進行、議事録、管理資料の準備です。そして会議を積み重ねていくなかで、徐々に会社内の担当者へ引き継いでいくのです。

まず一番最初に引き継がれるのが、管理資料の準備です。ついで、司会になります。実は議事録の引継ぎが一番難しく、最後になります。そのあたりの理由はこれからお話する、各ポイントで明らかにしていきたいと思います。

実際当初会議を定期的に開催することを従業員の方にお願いするわけですが、「それは楽しいですね」と返答していただける従業員の方はほとんどいません。「意味ない」とか「眠たいだけ」という意見が大半を占めます。しかしながら、会議を体験して頂くに従って、「業務の目的がわかった」とか「会社が何をして行きたいのかが分かった」とか頂く意見が明らかに変わってくるのです。本当に不思議なことです。指し当って特別なことをしている分けでなく、「行動をして頂く為に」という単純な目的を意識して会議をしているだけのことなのです。
 
それでは具体的なポイントとして以下の5点をあげます。
(1)参加メンバー
(2)議題
(3)司会進行
(4)管理資料の準備
(5)議事録
次回より、それぞれのポイントについて考えていきたいと思います。

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