2005/05/11

「情報」のリストラクチャリング7

それでは今回も、前回からの引き続きで会議の具体的なポイントについて考えていくことにします。
(1) 参加メンバー
(2) 議題
(3) 司会進行
(4) 管理資料の準備
(5) 議事録

前回は、(1)参加メンバーについて考えてみました。今回は、(2)議題について考えていくことにしましょう。

私の経験上の話ですが、とにかくオブザーバーで会議に参加させていただいて殆どの会社で出来ていないのが、議題の提示です。今日の会議で、何について検討するのかという至極当たり前のことが示されていない会議が本当に多いのです。

物事を説明する時に皆様はどのように説明を受けたら、分かりやすく感じるでしょうか。全体像を説明してから、詳細の項目について説明を受けた方が絶対分かりやすいと感じるはずです。森を説明してから、木について説明をすることが重要であると、私は考えています。
会議でも同じことが言えます。「今日いったい何について検討するのか」が最初に示されれば、時間も効率良く使えますし、何について議論がなされているのか全員が共有することができるのです。

それでは、議題が示されれば、「それで良し」ではありません。議題の順番も重要になります。会社全体のことから、各部門のことについて流した方が良いわけです。ここでも、森全体のことから木について考えていくほうが分かりやすいことに変わりないのです。部分最適より全体最適を考慮すれば、自然な流れです。

次にこの議題も含めて、会議を進めていく「司会進行」が重要な役割を果たします。実は、私どもが御手伝いさせていただいている会社では、まず私ども自身が会議の「司会進行」をさせていただくようにしています。次回、その「司会進行」について、ポイントを見ていくことにします。

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