2005/05/18

「情報」のリストラクチャリング8

それでは今回も、前回からの引き続きで会議の具体的なポイントについて考えていくことにします。
(1) 参加メンバー
(2) 議題
(3) 司会進行
(4) 管理資料の準備
(5) 議事録

前回までに、(1)参加メンバー、(2)議題について考えてみました。今回は(3)司会進行について考えていくことにしましょう。

ポイントは3つです。冒頭に議題の説明を行う。常にアクションプランを求める。時間厳守。あくまで私自身の考えるポイントです。

まず、『冒頭に議題の説明を行う』については、前回もお話しましたとおり、今回の会議では何を議論するのかを最初にイメージしてもらう為に冒頭に議題の説明を行うわけです。当たり前で簡単なことですが、なかなか出来ていないのが現状です。

次に『常にアクションプランを求める』については、議論の締めくくりは、行動が伴うことを常に参加者に意識してもらう為です。今更私が言うまでもなく、決めたことを全従業員が行動してくれたら会社の経営は悪くなるはずありません。頭ではわかっていても、行動が伴わないから結果が出てこないわけです。その為に、司会は常に議論の締めくくりにアクションプランを求めないと、頭でわかっているだけの状態で終わってしまっていることになります。簡単です。だれが、いつまでに、何をするのかを決めるだけです。

最後に『時間厳守』について。至極当たり前ですが、決められた時間内に終わらすことが必要です。一つの例ですが、私どもがお手伝いしている受注工事業で現在進行中の工事について一件、一件検証していく議題があります。繁忙期になると工事数が100件近くなることもあります。ということは工事を一件毎に検証していくには膨大な時間がかかるだろうと想像されると思います。しかしながら、慣れてくると1時間で50件程度の工事の検証は直ぐに出来るようになります。それは、司会の進行しだいなのです。一つ付け加えておきますが。もちろん一件の工事ごとにアクションプランはすべて決定されますし、その前の会議で決定されたアクションプランのチェックも実施された上での時間です。

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