2005/05/25

「情報」のリストラクチャリング9

それでは今回も、前回からの引き続きで会議の具体的なポイントについて考えていくことにします。
(1)参加メンバー
(2)議題
(3)司会進行
(4)管理資料の準備
(5)議事録

前回までに、(1)~(3)について考えてみました。今回は、(4)管理資料の準備について考えていくことにしましょう。

前にもお話したとおり、私どもがまず一番に引き継いでいくものが、今回の管理資料の準備になります。私どもが言葉に発する前に管理資料の準備ができる会社もあればそうでない会社もあります。面白いもので、業績が早く回復する会社のスピードに比例するのです。結局だれの為の会議で、何の目的があるのかを理解されるのが早い会社ほど、管理資料の準備が早く、業績の回復するのも早いということなのかもしれません。

さて本題の「管理資料の準備」のポイントを考えていきましょう。ポイントは、3つです。日々の業務にする。日々確認する。準備は直前にする。

まず、日々の業務にするとは、日々の業務の中でやるべき仕事を行えば、管理資料ができるということです。言い換えればそのような業務フローにするということです。会議の直前にまとめて作れるほど、中小企業には人員の余裕はありません。

次に、日々確認するとは、管理資料を日々更新していくということです。すべての管理資料が当てはまるわけではありませんが、営業の管理資料であったり、工事の出来高管理であったりは、日々更新がなされるものであり、それを徹底していくことが重要です。ここで重要なのは、管理職の方が日々確認し、的確な指示を従業員のみなさんにできるかどうかです。つまり「見てあげる」ことがポイントです。

最後に、準備は事前にするとは、会議の為に資料準備、ペーパー化やコピーは直前に行うということです。理由は明白、日々確認をしていること、情報は常に変化しているからです。直前に準備しないと、古い情報が資料に反映されるおそれがあるわけです。

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