2008/09/04

カテゴリー別売上一覧表 (2)

前回から始まりましたこのコーナー、引き続きよろしくお願いいたします。業務の流れを見直し、前段階の業務に効率化のヒントが隠されていたという実例についてお話して行きたいと思います。

 

前回は設備工事業A社様より「「カテゴリー別(売上種別)売上一覧表」の作成に時間が掛り、困っている」との相談があり、業務の流れを確認したところまでのお話をしました。

 

皆様は、業務の流れの中で、問題点を確認できましたか?

 

今回は、実際にどのようにして業務を改善したのかについてお話し致します。

前回お話しました、業務の流れの中で一番時間が掛っていた作業は、販売管理ソフトウェアから取り出した売上データ(EXCELデータ)に、一つひとつカテゴリー(公共、民間、医療施設、ホテル、スーパー、飲食店、個人住宅、マンション・・・)を付けていく作業でした。

 

しかも、顧客名や工事物件などの知識が余り無い、総務担当者が作業していたことも時間が掛ってしまう要因の一つでした。総務担当者が、売上データに一つひとつカテゴリーを付けていますが、他にやり方はないのでしょうか?この売上データは、販売管理ソフトウェアからデータ書き出しを行い利用しています。この作業の前工程について、詳しく見て行く事にしました。

 

まず、この販売管理ソフトウェア内に、どのような項目があるのか確認したところ、売上データを入力する画面には、売上区分等を入力する箇所があり、売上種別を入力していることが分かりました。

 

売上データ入力担当者に聞いてみると「前任者から売上区分を入力するように言われおり、コードを入力している。売上区分は前任者から引き継いだままである。どの様に活用するかはわからない。」とのことでした。

 

売上区分は、カテゴリー別売上一覧表で使われているものと内容は殆ど同じです。
そこで、カテゴリー別売上一覧表の「カテゴリー」と販売管理ソフトウェアの「売上区分」に入力する項目を同一の名称に統一し、売上データを入力する際に、「売上区分」を確実に入力するように業務を変更しました。

販売管理ソフトウェアからEXCELデータに書き出ししてからは、「売上区分」コード毎に集計を行いし、一覧表の体裁を整えるだけの作業で済むようになりました。

 

この小さな改善により、総務担当者が1日掛っていた、カテゴリー付の作業を削減することができました。

 

今回の業務改善のポイントは、自分の担当の業務だけに注力して、自分の業務の前後にある業務を知らなかった事ではないかと思います。業務は自分だけで完結してしまうものもありますが、大抵は前工程から情報(紙やデータ)などを引き取り、自分が加工し次の担当者へ引き継ぎます。しかし、他人の業務の内容までは理解していない人が多いように思います。

 

また、前任者から引き継いだまま何の疑問も持たずに業務を続けていることも、問題ではなかったかと思います。

皆様も一度、前後の業務の流れに着目して見てはいかがかと思います。

 

みどり合同経営 コンサルティング部門
コンサルタント 山下晶子
執筆者ご紹介 → http://ct.mgrp.jp/staff/yamashita/

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