2010/03/04

2010年3月4日号「過去を認め合うことから始めてみませんか」

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             ● みどり合同経営 Information ●
              -コンサルティング・M&A部門-
                 2010年3月4日号
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▼ INDEX

■経営計画の実行性を高めるポイント「一体感」について考えてみる
<澤田兼一郎>「7.「一体感」の必要性と作るポイント(6)」

■これは使える!ちょっと工夫“業務改善への道”
<山下晶子>「工事原価管理と支払業務、経理業務のムダ(2)」

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◆ 経営計画の実行性を高めるポイント「一体感」について考えてみる
7.「一体感」の必要性と作るポイント(6)

 

前回に引き続き、「(4)取締役の動機付け」について考えていきたいと思います。

 

娘婿の方が、4代目の経営者になり、取締役や幹部の方の動機付けがなかなか進んでいかない事例を簡単に説明いたしました。今回は、その原因について考えていきたいと思います。

 

私どもが感じている原因は、経営者と幹部の関係です。つまり幹部の方が新しい経営者の考え方ややり方を理解はしているものの、前向きに捉え、自ら行動する段階までにはいっていないからということだと思います。

 

現状、売上は、前の状態と変わらず先代経営者や現経営者の個人的なつながりで作っている状態です。外部支援者の目から見ても決して、幹部や従業員の方の実力が低いということはありません。

 

しかも、先代が経営者であったときには、新しい事業をゼロから立ち上げ、現在は収益の柱までになっている、新しいことに取り組み柔軟性と挑戦する気持ちも持っています。

 

また、今の経営者自身の人間性や仕事に対する姿勢も、外部支援者から見ても、特に問題があるようには見えません。

ではその原因は何かというと、今の経営者の考え方や幹部への接し方にあると思われます。要は、今の経営者が、先代の経営者(歴代の一族経営者の経営のやり方)の考え方や幹部の方への接し方、方針の示し方を、認めることが必要だと思います。

 

具体的には、長年培われてきた、この企業の風土、価値をきちんと感じとり、取締役や幹部、従業員がどのような基準で、日常の仕事をこなし、判断しているのかを、見極めるということだと思います。

 

それを尊重した上で、自分自身の考え方や判断基準を、取締役や幹部の方に、時間をかけて伝え、示していくように、接し方を意識することで、少しずつ変化していくのではないかと思います。

 

しかし、現実はそのように進みません。次回は、その点を説明していきたいと思います。

みどり合同経営 コンサルティング部門
コンサルタント 澤田 兼一郎
執筆者ご紹介 → http://ct.mgrp.jp/staff/sawada/

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◆ 「これは使える!ちょっと工夫“業務改善への道”」 第18回
工事原価管理と支払業務、経理業務のムダ(2)

 

専門工事業のD社様では、支店の開設、新規取引業者の増加により支払先の件数が増え、また受注する工事が大型物件から小型物件中心となってきたため、受注件数も増大し、管理部門での業務量が増えています。

 

それらに加えて業務を担当する女性社員の退職も迫っており、総務部長から業務の効率化について相談がありました。私(山下)は業務の内容や流れを調査するために、D社に訪問することになりました。

 

【2.支払い業務の流れ】

 

早速、支払い業務を担当している女性社員AさんとBさんに支払業務の流れについてお話をお聞きしました。D社では、業者からの請求書は「末締め20日支払い」となっています。主な時系列での業務の流れは以下の通りです。

 

5日     請求書着、経理課で請求書を工事毎に仕分けし、各工事担当者へ回します。

 

9日     工事担当者がチェックの後、課長、工事部長へと回されチェックします。

        このとき工事担当者は、自分の工事原価管理表に支払い金額を記入します。

 

10日    請求書が経理課へ戻り、Aさんが「業者別支払一覧表(EXCEL)」を作成します。   

 

13日    役員、社長へ回覧し最終承認を受けます。

 

17~19日 経理課のAさんとBさんが支払い準備を行います。

        振り込み金額をインターネットバンキングに入力、手形・小切手の振り出し等を行います。

 

20日    支払日

 

21日    Bさんが振替伝票(経理伝票)を起票します。

        Aさんが会計ソフトに振替伝票を入力します。

 

請求書をファイルに綴じて終了です。
大体このような感じで支払い業務を行っています。皆様のご会社でもこのような流れで業務を行われているのではないでしょうか?

 

【3.支払い業務の効率化とは?】

 

工事課では、工事ごと業者毎に支払い金額を把握する必要があります。また同じ工事でも実行予算の工種毎に細かく分けて管理することもありますし、下請け業者に発行した契約書や発注書の金額とのチェックも必要となります。

 

一方経理課では、業者別の支払い金額を重視しています。複数の現場から同じ業者の請求書が上がってくることがよくあるからです。よって工事課と経理課では集計の基準も違ってきます。

 

ここで、業務を細かく見ていくと、

 「工事責任者が工事管理表に記載」、
 「Aさんが業者別支払一覧表を作成」、
 「インターネットバンキングに入力」、
 「Bさんが振替伝票を起票」、
 「Aさんが会計ソフトに入力」

とあります。

 

これらの作業の共通点は、「支払い金額を入力している」ということにお気づきになりましたでしょうか?

 

重複作業ですし、5回とも同じ金額を正確に入力できているのかという疑問も浮かんできます。総務部長に聞いてみると、各部署で作成する管理資料の合計値が合わない事がよくあるとのことです。それを合わせるのにも苦労しているとのことでした。

相談内容の支払い業務の効率化とは、「スピード」と「正確性」、「社内で共有できる情報」とすることではないかと考えました。 

 

次回は、「支払い業務の効率化」を実現するための方法について検討します。

みどり合同経営 コンサルティング部門
コンサルタント 山下晶子
執筆者ご紹介 → http://ct.mgrp.jp/staff/yamashita/

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