08/08/07
カテゴリー別売上一覧表 （１）
今回から、中小企業における業務改善について、ITの活用も考えながら、現場での体験をお話したいと思います。IT活用と言うと少し大袈裟かも知れません。ちょっとしたパソコン活用と考えて頂くとわかり易いと思います。しかし、ちょっとした改善・工夫でずいぶんと業務が効率化できます。皆様の業務改善のちょっとしたヒントになればうれしいです。
カテゴリー別売上一覧表 （１）
さて第１回目は、メンテナンス・リフォームが中心の地元中堅設備工事業A社様での経営会議資料のお話。
A社様は、毎月初めに経営会議を行っており、私も参加していました。色々な会議資料が使用されるのですが、いつも会議前の１週間は、会議資料作成のために事務部門の女性を中心にバタバタしています。中でも「カテゴリー別（売上種別）売上一覧表」と呼ばれている、カテゴリー（売上種別）ごとの目標と前月実績を比較した資料の作成が遅れがちで私も内心心配していました。
営業部長様より「いつもカテゴリー別（売上種別）売上一覧表の作成に時間が掛ってしまう。また集計も間違っていることがあり困っている。何か良い知恵がないか？」との相談がありました。
早速、「カテゴリー別（売上種別）売上一覧表」がどのような流れで作成されているか調べてみました。
【業務の流れ】
- 営業部にて工事物件の請求書作成を「販売管理ソフトウェア」で行います。（ソフトウェアは、30万円程度で市販されている、一般的パッケージソフトウェアです。）
- この販売管理ソフトウェアから請求データをEXCELデータに変換します。
- 請求データ（EXCEL）を総務部の担当者が会議資料用に加工します。
（どうやらここで時間がかかっている様子。）
カテゴリーは、「公共、民間、医療施設、ホテル、スーパー、飲食店、個人住宅、マンション・・・」などがあり、それぞれに売上目標が設定してあるとのこと。 - 請求データ１件毎に売上管理のためのカテゴリーを総務部の担当者が判断して付けて行きます。
（この作業に時間がかかっていました。） - その後、資料として体裁を整えます。
業務の流れの中で、問題点は確認できましたか？次回は具体的な改善方法についてお話し致します。ご期待下さい！