販売管理システムと会計システムとの橋渡し（３）
若者向け日用雑貨店３０店舗を全国展開されているＢ社の社長様より「店舗別の収益管理を行いたい。どの店舗が儲かっているのか、儲かっていないのか、販売管理システムの資料では判断できない。なにか良い方法はないのか？」とのご相談がありました。
「部門別会計を導入して、店舗別に経費も含めた会計上の数値を出して判断する。」という結論に達したのですが、どのような方法で実現するかでプロジェクトが停滞してしまいました。
急成長したＢ社では、間接部門に充分な人材を確保する余裕もなく、最低限の人員で業務を行っています。また、このプロジェクトの為に大規模なシステムの導入や人材を採用する時間やコストもありません。
当社の現状では無理かと社長も一旦は、諦めかけたのですが、最終的に「営業本部のＰＯＳレジと連動した販売管理システムのデータが、会計用データとして使えないか？」ということになり、早速販売管理システムメーカーのシステムエンジニア（以下ＳＥ）の方にお話しをお聞きすることにしました。
１． 販売管理システムＳＥとの打合せ
担当のＳＥの方は、Ｂ社の店舗販売についての事情には大変詳しく、社長様からの信頼も大変厚い、気さくな方でした。販売管理システムの概要やデータについても詳しくお聞きすることができ、色々なアドバイスを頂くこともできました。重要な打合せ内容は次の２点でした。
・会計ソフトで必要なデータを販売管理システムから抽出すること。
・抽出したデータを会計ソフトに取り込むために「仕訳形式のデータ」にどうすれば変換できるのかということ。
１点目の抽出データについては、すぐに確認することができました。しかし、商品一点ごとの売上データを取り込んでいると、膨大なデータ量になることから、データを集計し利用することにしました。
店舗別（部門別）に一日の売上を集計し、データを作成します。これにより一日の売上データ数は、店舗数あれば良いことになり、Ｂ社の場合１日当たり３０データということになります。詳しい売上内容についての分析は、販売管理システムで可能なため、会計ソフトではこれ以上の売上分類は行わない事にしました。
２．販売管理システムと会計ソフトのデータの違い
次に課題となったのが、会計ソフトのデータ配列についてです。少し専門的になりますが、会計ソフトのデータは、仕訳の形式（振替伝票の形式）になっており、外部からデータを取り込む際には、仕訳形式のデータに作り直す必要があります。
Ｂ社の販売管理システムのデータもそのままの配列では、会計ソフトのデータとして取り込むことができません。そこで、販売管理システムのデータを仕訳形式のデータに変換するための「データ変換プログラム」を作成することにしました。
○ 販売管理システムデータ
日付、店舗コード、商品コード、単価、数量、合計金額、入金種別（現金、クレジット）・・・
↓
○ 会計ソフトデータ （仕訳形式）
日付、部門コード（店舗）、借方科目コード（現金、売掛金）、貸方科目コード（売上）、金額、摘要・・・
（これに消費税コードなども追加されています。）
データ変換プログラムを作成するに当たり、Ｂ社の経理課メンバーの方と一緒に、販売管理システムのデータから、発生する売上形態をすべて洗い出していきました。例えば、売上の仕訳についても現金、クレジット、商品券、ポイント利用値引き、返品などの形態があり、それぞれに対応する仕訳を設定しなければなりません。
弊社が会計事務所を母体とする会社ということもあり、弊社税理士からの助言を受け、スムーズに仕訳の設定などを行う事ができたこともこのプロジェクトが上手くいったポイントでした。Ｂ社だけでも、ＳＥだけでも、税理士だけでもプロジェクトの成功は難しかったのではないでしょうか。
次回は、いよいよデータ変換ソフトが完成してからのお話をいたします。
みどり合同経営 コンサルティング部門
コンサルタント 山下晶子
執筆者ご紹介 → http://ct.mgrp.jp/staff/page/p_000196.html