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工事原価管理と支払業務、経理業務のムダ(12)

2011/02/16

専門工事業D社では、実行予算管理から支払業務までを建設業特有の工事原価管理に対応した専用のソフトウェア(以下ソフトウェア)の導入を行い工事原価管理業務を効率化することにしました。
ソフトウェア導入に向けて社内の準備を始めましたが、色々と問題が山積です。
中でも、工務部員のITスキルにバラつきがあり、このままではソフトウェアを導入しても使えない部員が出てきます。
今回はこの問題にどのように対応したかをお話致します。

 

【13.従業員ITスキルアップ作戦(2) ~工務部IT勉強会を立ち上げる~】

 

ソフトウェア導入に先立ち、社内のIT環境を見直し、サーバやパソコン、プリンタ、LAN環境などを一新し、工務部では一人につき1台のパソコンが割り当てられることになりました。しかし、全くパソコンを使ったことがない人、苦手な人と積極的に利用したい人に二分され、工務部員15名の内、パソコンが得意な従業員は本田君を含めて3名、パソコンが使える人(メールやEXCELなどが使える)が6名、パソコンを全く使えない人が6名といった状況でした。

 

本田君:「どうやったらパソコンの苦手な人に使ってもらえるんだろう?」本田君はパソコンが苦手な
           松井さん(50才)にパソコンを使いたくない訳を聞いてみました。すると意外な答えが返ってきました。

 

松井さん:「私もパソコンは使ってみたいと思っているが、キーボードを打つのに時間が掛かるのが嫌なんだ。
           手書きの方が早いし・・・。
     それに一人で使っていてエラーがでるとどうやったらいいか解らないし、壊れるんじゃないかと
           心配だし、 いちいち人に聞くのも気兼ねするし・・・。」

 

本田君:「じゃあ、すぐに教えてくれる人がそばにいれば、パソコンを使うってことですか?」

 

松井君:「まあ、使ってみてもいいかな。」

 

本田君は、パソコンが使える人と使えない人をペアにして、使えない人をフォローする体制を取るようにしました。また本田君を含めパソコンの得意な3名のうち1名は、通常の仕事を軽めにしてもらい、社内に残れるように工務部長にお願いしました。これでパソコン利用者からの質問をいつでも受けることができる体制が整いました。

 

私見ですが、どんな人も一度はパソコンを使おうとするのですが、解らなくなったり、エラーが出た時に、近くに教えてくれる人がいないと、パソコンは難しいと感じてしまい、使おうという気が失せるのではないでしょうか?
ソフトウェアを購入した際に、ヘルプディスクという問い合わせ窓口対応が有料の場合もありますが(利用日から3ケ月間は無料その後は有料などがある)慣れるまでは、利用可能にしておいた方がよいでしょう。

 

パソコンが得意な3名の内の一人柏木君は、キーボード入力のミニ練習会を開催したり、キーボード入力をゲーム感覚で練習のできるインターネットサイトを紹介するなど、楽しくパソコンに慣れてもらうための取り組みに注力しました。

結果的に2カ月程度で、パソコンが使えなかった部員もキーボード操作に慣れて頂くことができました。

次回は、社内運用ルールを考えていきたいと思います。

 

【柏木君おすすめのキーボード練習サイト】

・寿司打
 http://typing.sakura.ne.jp/sushida/

・タイピング練習サイトイータイピング
 http://www.e-typing.ne.jp/

・らくらくタイプ練習
 http://www.724685.com/type/

みどり合同経営 コンサルティング部門
コンサルタント 山下晶子
執筆者ご紹介 → http://ct.mgrp.jp/staff/yamashita/

 

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